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THEME 3 :      LES DOCUMENTS RELATIFS A LA PASSATION DE LA COMMANDE

OBJECTIFS :

A la fin de cette leçon, je dois pouvoir rédiger et remplir correctement :

-          La lettre de commande

-          Le Bond de commande

-          Le bulletin de commande

Introduction :

Lorsqu’un acheteur a fini de préparer sa commande (détermination des besoins, recherche et choix du fournisseur). Il peut enfin s’adresser au fournisseur retenu en lui demandant la fourniture ou la livraison des produits ou service sollicités : on dit qu’il passe commande. Plusieurs possibilités lui seront offertes pour le faire, mais nous nous attarderons beaucoup plus sur les supports écrits.

I-                   Définition :

La commande est un engagement que prend un acheteur envers son fournisseur de lui acheter une marchandise à un prix déterminé. Généralement les ventes en gros se font presque uniquement sur commande.

1)      La lettre de commande :

a)      Définition :

C’est une simple lettre par laquelle le client passe commande au fournisseur. Elle constitue un engagement du client vis -vis du fournisseur, à cet effet le client doit accorder une très grande importance dans sa redaction, d'une manière générale la lettre de commande doit faire ressortir les précisions sur les éléments suivants :

-          Les quantités des marchandises à commander

-          Le prix à payer

-          Le délai de livraison et mode d’expédition

b)     Présentation :

      Thème d’étude :

Le principal du collège MOHOUA BP : 13275 Douala Tel : 33 08 24 95/77 93 26 12 a sollicité la librairie PAPITERIE ARNO pour l’achat de 3 cartons de rame de papier et 10 cartons de craies blanches de marque robert-Collor.

Travail à faire : rédiger la lettre de commande.

Information complémentaires :

ARNO                      Date de commande : 30 septembre 2011

 BP : 2414 Dla         Délai de livraison 15 jours après la commande

Tel : 337 28 29 30   Transport : par vos soins et à notre charge

Correction  de la lettre de commande :

 

COLLEGE MOHOUA BP: 13275                                                            CCB.................... Tel: 33 08 24 95                                                   RC........................                                                                   LIBRAIRIE PAPETERIE ARNO                                                                  BP : 2414                                                                 TEL : 337 28 29 30                                                                    Douala le 30 septembre 2011 Objet : Commande                                            Messieurs,                                            Vous avez été sollicité pour l’achat de nos fournitures de bureau.                                             A cet effet, vous voudriez bien nous faire parvenir les articles ci dessous : -          03 cartons de rame de papier -          10 cartons de craie blanche de marque robert Collor.                                              En outre, nous souhaitons être livré 15 jours après la commande, vous vous chargerez de l’expédition des marchandises dont les frais seront à notre charge.                                               Votre prompte réaction nous obligerait.                                                Veuillez agréez Messieurs, l’expression de nos salutations sincères.  Le Principal

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2)      Le bon de commande :

C’est un imprimé portant l’en-tête de l’acheteur utilisé pour passer commande. Sa présentation a été normalisée mais elle n’est pas d’un emploi obligatoire. En outre chaque entreprise peut adapter l’imprimé face à ses besoins.

2.1)  Identification des étapes relatives à la passation de la commande :

Elles sont au nombre de six : nous allons les illustrer dans le graphique suivant.

 

 

Transmission du bon de commande au fournisseur par le client

 

 

 

Étape 1

 

Réception du bon de commande par le fournisseur

                     

 

Étape 2

 

Traitement du bon de commande par le fournisseur

Préparation de la commande par le fournisseur

Expédition des marchandises par le fournisseur

Réception des marchandises par le client

 

 

 

Étape 3

 

Étape 4                                                                                                                     Relance

 

étape5

 

Étape 6

 

NB : Le bon de commande est toujours signé par le client et établi par ce dernier.

2.2)  Acheminement de chacun des exemplaires du bon de commande :

Le bon de commande est généralement établi en trois exemplaires :

ü  Exemplaire n° 1 Blanc. Il est adressé au fournisseur afin de lui permettre :

·         D’accuser réception de la commande

·         D’établir la facture correspondante

·         D’établir le bon de livraison et le bordereau d’expédition.

ü  Exemplaire n° 2 jaune. Il est adressé au service comptabilité pour lui permettre de contrôler la facturation et de mettre à jour la fiche fournisseur.

ü  Exemplaire n°3 bleu. Il est destiné au service magasin pour permettre la vérification de la livraison lors de la réception des produits puis il est mis aux archives.

2.3)  Les contrôles liés aux opérations d’achat :

Nous avons:

Ø  Les contrôles documentaires : qui vérifient la conformité des écritures entre le bon de commande et le bon de livraison

Ø  Le contrôle quantitatif : qui vérifie si la marchandise commandée est livrée

Ø  Le contrôle qualitatif : qui vérifie si la marchandise ne présente aucun défaut

2.4)  les critères d’une bonne commande :

 Une bonne commande présente des critères ci-après :

o   Le délai de livraison

o   Respect des engagements des fournisseurs

o   La condition de paiements

o   Le prix

2.5) Le suivi de la commande :

Lorsque les commandes sont nombreuses, il est utile de dresser un planning pour assurer un suivi efficace jusqu’à la livraison.

On appelle planning de surveillance un calendrier qui spécifie ou détaille selon une période déterminé les dates de livraison, date de commande, date de réception, date de relance etc.

3)      Le bulletin de commande :

C’est un imprimé que le fournisseur conçoit avec son en –tête et met à la disposition de ses clients pour lui passer commande.

Il est généralement inséré dans le catalogue, les journaux, les revues ou présentés sous la forme de livret détachables tenue par le représentant commercial du fournisseur.

Il est couramment utilisé pour la vente par correspondance.

Il se présente comme suit :

 

 

 

 

BULLETIN  DE  COMMANDE   En date du…………………………………………………. Noms ………………………………………………………… Prénoms ……………………………………………………. Adresse………………………………………………………. ………………………………………………………………….. Code postal…………...........Ville……………………

________________________ ___________________ _______________     ……………………………………………… …………………………………………… …………………………………………………………

Annexe n°……..

 

DESIGNATION	REFERENCES	QUANTITE	P. U	MONTANT

 

Cadre réservé au fournisseur

 

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