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THEME 2 :  LES DOCUMENTS RELATIFS A LA PREPARATION DE L’ACHAT OU DE LA COMMANDE

OBJECTIFS :

Je dois pouvoir :

·         Définir, identifier,  remplir et rédiger correctement les documents ci-après :

-          La demande d’achat

-          La fiche produit

-          La fiche fournisseur

-          L’appel d’offre

-          La lettre d’appel d’offres

-          La demande de renseignement

-          La demande de documentation

·         Rechercher et choisir un fournisseur

Introduction :

Le commerçant ou l’entreprise commerciale dans le cadre de son activité a besoin d’une certaine préparation avant l’acte d’achat et cela s’explique pour 2 raisons essentielles :

      Il lui faut déterminer le type, la quantité, et la quantité de produit à commander.

      Il lui faut contacter des fournisseurs et choisit celui qui présente les meilleures conditions de ventes.

Parmi les documents relatifs à la préparation de la commande nous pouvons citer :

1)      La demande d’achat :

Encore appelée bon d’achat c’est un document d’expression des besoins dans une entreprise.

La demande d’achat informe le service d’achat ou des approvisionnements des besoins de chaque service ou direction pour un achat à effectuer.

La demande d’achat est remplit périodiquement (chaque semaine, chaque mois ou chaque trimestre) ou de manière spontanée c à d en cas de besoin urgent.

La demande d’achat doit ressortie les renseignements suivants :

-          La raison sociale ou le nom de l’entreprise

-          Le titre du document et son numéro

-          Le nom du service utilisateur

-          La date et le numéro de commande

-          Les détails sur les produits sollicités (Référence, Désignation, Stock existant ou réel, Stock minimum, Quantité à commander, Délai de livraison sollicité)

-          Le nom du fournisseur sollicité et la signature du responsable du service utilisateur.

Elle se présente ainsi :

DEMANDE D’ACHAT (annexe n°………)
RAISON SOCIALE DE L’ENTREPRISE :……………..  ……………………………………………….                                                                          DEMANDE D’ACHAT N°………..
SERVICE UTILISATEUR : …………………                         DATE DE LA COMMANDE :……………... ………………………………………………….                         N° DE COMMANDE :………………………
Référence	Stock minimum	Stock réel	Désignation	En réservation	Quantité à commander	Délai de livraison
Fournisseur sollicité :………………………………..                                   Signature :……………

 

2)      La fiche article ou fiche produit :

C’est un document relatif à chaque produit vendu dans une entreprise commerciale.

Chaque fiche produit ou article fournit les renseignements :

-          Le titre du document et son numéro

-          La désignation du produit

-          Son conditionnement, le lieu de stockage et le service utilisateur

-          Les informations relatives à la commande de ce produit ou article (Référence, Nom du fournisseur, Date et numéro, Quantité commandé, Prix unitaire, Frais supplémentaires plus le prix de revient).

Remarque :

Cette fiche permet de suivre les transactions de l’entreprise avec chaque fournisseur mais également d’éliminer celui qui ne donne pas entière satisfaction.

Elle se présente ainsi :

 

FICHE ARTICLE (annexe n°……)
FICHE ARTICLE N°………… DESIGNATION……………………………………………… LIEU DE STOCKAGE…………………………… ……….... SERVICE UTILISATEUR…………………… …….. ……....   CONDITIONNEMENT…………………….
FOURNISSEUR	REFERENCE	COMMANDE
	ARTICLE	DATE	N°	FOURNISSEUR	Q	PRIX	FRAIS PAYES	PRIX DE REVIENT

 

3)      La fiche fournisseur :

C’est le document relatif à chaque fournisseur en contact ou en relation avec l’entreprise. Elle permet à l’entreprise de suivre les transactions ou les opérations de l’entreprise avec chaque fournisseur et d’éliminer ceux des fournisseurs qui ne donnent pas satisfaction.

Une fiche fournisseur comporte les informations suivantes :

-          Le titre du document et son numéro

-          Nom du fournisseur et son adresse

-          Son mode de payement et d’exploitation de produits

-           Les transactions effectuées avec l’entreprise

(Date et numéro de commande, Date et numéro de livraison, Observation)

L’ensemble des fiches constituent un fichier ; Lorsqu’une entreprise existe le fichier fournisseur et le fichier produit doivent être mis à jour de manière permanente dans le cadre de l’activité de l’entreprise.

Elle se présente comme suit :

 

 

 

 

 

FICHE FOURNISSEUR (annexe n°6) à rendre avec la copie
FICHE FOURNISSEUR N°…………   NOM DU FOURNISSEUR…………………………… …………   BP………………… MODE DE PAYEMENT…………………………………………………......................... MODE D’EXPEDITION……………………………………………………………………
DATE DE COMMANDE	N° DE COMMANDE	N° ET DATE DE LIVRAISON	OBSERVATIONS

 

Lorsqu’il s’agit d’une entreprise nouvellement crée, la recherche du fournisseur et l’achat des produits passe par les documents suivant :

a)      La demande de renseignement :

C’est une correspondance ou un écrit qu’un client adresse à un fournisseur potentiel ou éventuel pour solliciter les conditions de vente de ces produits.

b)     La demande de documentation :

C’est également une correspondance ou une lettre commerciale comme la demande de renseignement à la seule différence que le client va solliciter une documentation technique relative au produits sollicités : Catalogue, Dépliant, Prospectus, Brochure, Fiche technique du produit, et même les échantillons ou spammes de produits (modèle réduit du produit que vous désirez).

c)      Demande ou liste de prix :

Ecrit ou correspondance par laquelle l’acheteur sollicite une liste de prix pratiqué par le fournisseur (la tarification en vigueur)

Exemple 1 : Rédaction d’une demande de renseignement

La direction du COLLEGE SAINT JOEL de Douala sollicite les informations précises pour l’acquisition du matériel suivant :

-          20 micro-ordinateurs pentium 4 DELL

-          5 imprimantes HP

-          2 photocopier CANON

Le fournisseur sollicité est « SON et MUSIQUE »  BP : 140 Douala.

Travail à faire : présentez cette demande de renseignement

Exemple 2 : Rédaction d’une demande de documentation

 

COLLEGE SAINT JOEL BP : 13274 DOUALA                                                                                       SON et MUSIQUE                                                                                       BP : 140 Douala Objet : Demande de                                                   Douala, le ................ Renseignement                                          Messieurs,                                          Veuillez avoir l’obligeance de nous faire parvenir dans de bref délai, vos meilleurs conditions de qualité, quantité, de prix, de livraison, et de paiement pour la fourniture éventuelle du matériel ci-après : -          20 micro ordinateurs pentium 4 DELL -          05 imprimantes HP -          02 photocopieurs CANON                        Veuillez croire, Messieurs à l’expression de nos sincères remerciements.           L’intendant          L’intendant     Remerciements.

Reprenons les informations précédentes et rédigez une demande de documentation

 

 

 

 

COLLEGE SAINT JOEL BP : 13274 DOUALA                                                                                       SON et MUSIQUE                                                                                       BP : 140 Douala Objet : Demande de                                                   Douala, le ................ Documentation                                          Messieurs,                                          Veuillez avoir l’obligeance de nous faire parvenir dans de bref délai, vos meilleurs conditions de qualité, quantité, de prix, de livraison, et de paiement pour la fourniture éventuelle du matériel ci-après : -          20 micro ordinateurs pentium 4 DELL -          05 imprimantes HP -          02 photocopieurs CANON                                        Votre proposition devra être accompagnée des catalogues, des notices ou fiches techniques et des dépliants produits.                        Veuillez agréer, Messieurs à l’expression de nos sincères salutations L’intendant

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3)      Appel d’offres et lettre d’appel d’offres :

C’est un écrit, un avis ou sollicitation publique par laquelle un acheteur ou client invite les fournisseurs potentiels à lui proposer leurs conditions de vente ou leur offre de produits (Biens ou services)

Appel d’offre est un document qui paraît généralement par voie de presse (parlée ou écrit).

Chaque fournisseur qui répond à un appel d’offres est appelé soumissionnaire et sa réponse est appelée soumission.

La lettre d’appel d’offres : c’est un écrit ou une correspondance qu’un acheteur adresse à un fournisseur potentiel pour solliciter les conditions de vente des produits.

Remarque :

La différence fondamentale entre l’appel d’offres et la lettre d’appel d’offres est que :

L’appel d’offres est un avis ou un communiqué qui peut paraître par voie de radio ou de presse tandis que la lettre d’appel d’offres est une correspondance que l’on adresse.

L’appel d’offres peut être :

National : Quand il s’adresse seulement à des entreprises situées sur le territoire national.

International Lorsqu’il s’intéresse non seulement aux entreprises situées sur le territoire national mais aussi aux entreprises situées dans des pays étrangers.

Appel d’offre est dit Public lorsque cet avis est ouvert à tous fournisseurs potentiels nationaux ou internationaux.

Il est dit restreint lorsqu’il s’adresse uniquement à quelques fournisseurs présélectionnés nationaux.

 

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