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CHAPITRE 2 : DOCUMENTS RELATIFS A LA PASSATION DE LA COMMANDE
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INTRODUCTION
Lorsqu’un commerçant ou une entreprise commerciale a terminé de préparer ses achats, elle peut passer s’adresser à un fournisseur pour lui demander la livraison des articles sollicités : on dit qu’elle passe commande. La commande est un engagement qu’un client prend avec son fournisseur de lui acheter une marchandise à un prix déterminé.
Il existe plusieurs manières de passer commande. Cependant, pour éviter des malentendus ou tout incident, la loi impose l’utilisation des trois documents suivants :
- Le bon de commande,
- La lettre de commande,
- Le bulletin de commande.
- Le bon de commande
C’est un document conçu à l’en-tête du client et adressé par ses soins au fournisseur pour lui passer commande. Il indique les articles à livrer et rappelle les conditions acceptées. Il peut être visé et signé par le client.
Un bon de commande est généralement établi en trois exemplaires ayant chacun un rôle spécifique
- L’original
Il sert à passer commande auprès du fournisseur.
- Le premier double
Il sert d’accusé de réception car le fournisseur doit le mettre à jour puis le retourner à son client.
- Le deuxième double
Il est destiné au service magasinage pour permettre de contrôler et de vérifier la livraison lors de la réception des articles sollicités et la mise à jour des fiches de stocks. Il est enfin destiné aux archives.
Lorsqu’une commande a été passée, elle doit suivre un processus afin que le client reçoive sans ambigüité ses marchandises. Le schéma du processus de suivi de la commande peut donc être matérialisé comme suit :
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