CHAPITRE 1 : DOCUMENTS RELATIFS A LA PREPARATION DE LA COMMANDE

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OBJECTIFS :

Je dois pouvoir :

• Définir, identifier, remplir et rédiger correctement les documents ci-après : la demande d’achat, la fiche produit, la fiche fournisseur, l’appel d’offres, la lettre d’appel d’offres, la demande de renseignements, la demande de documentation.
• Rechercher et choisir un fournisseur.

INTRODUCTION

Qu’une entreprise soit industrielle ou commerciale, elle doit toujours préparer la commande à passer ou l’achat à effectuer.

La préparation de la commande ou de l’achat est fondée sur deux raisons essentielles :

• Il faut déterminer le type, la qualité et quantité des produits à commander ou à acheter.
• Il faut rechercher et choisir le fournisseur qui offre les meilleures conditions de vente.

Parmi les documents relatifs à la préparation de la commande nous pouvons citer :

1. La demande d’achat

Encore appelée bon d’achat c’est un document d’expression de besoins dans une entreprise.

La demande d’achat informe le service d’achat ou des approvisionnements des besoins de chaque service ou direction pour un achat à effectuer.

La demande d’achat est remplit périodiquement (chaque semaine, chaque mois ou chaque trimestre) ou de manière spontanée c’est-à-dire en cas de besoin urgent.

La demande d’achat doit faire ressortir les renseignements suivants :

• La raison sociale ou le nom de l’entreprise
• Le titre du document et son numéro
• Le nom du service utilisateur
• La date et le numéro de commande
• Les détails sur les produits sollicités (référence, désignation, stock existant ou réel, stock minimum, quantité à commander, délai de livraison sollicité)
• Le nom du fournisseur sollicité et la signature du responsable du service utilisateur.

Elle se présente comme suit (confer documents commerciaux)

       2- La fiche article ou fiche produit :

C’est un document relatif à chaque produit vendu dans une entreprise.

Chaque fiche produit ou article fournit les renseignements :

• Le titre du document et son numéro
• La désignation du produit
• Son conditionnement, le lieu de stockage et le service utilisateur
• Les informations relatives à la commande de ce produit ou article (référence, nom du fournisseur, date et numéro, quantité commandé, prix unitaire, frais supplémentaires plus le prix de revient).

Elle se présente comme suit (confer documents commerciaux)

         3- La fiche fournisseur

C’est le document relatif à chaque fournisseur en contact ou en relation avec l’entreprise. Elle permet à l’entreprise de suivre les transactions ou les opérations de l’entreprise avec chaque fournisseur et d’éliminer ceux des fournisseurs qui ne donnent pas satisfaction.

Une fiche fournisseur comporte les informations suivantes :

• Le titre du document et son numéro
• Nom du fournisseur et son adresse
• Son mode de paiement et d’exploitation de produits
• Les transactions effectuées avec l’entreprise

(Date et numéro de commande, date et numéro de livraison, observation)

Elle se présente comme suit (voir documents commerciaux)

          4- La demande de renseignement

C’est un écrit ou une lettre commerciale par laquelle un commerçant ou un client qui sollicite des produits ou articles invite un fournisseur potentiel à lui présenter ses conditions de vente.

Exemple de demande de renseignement   

             Monsieur,

             Nous avons relevé votre adresse dans Cameroun tribune N°……. du …. Comme étant un spécialiste en tissu d’ameublement.

            Veuillez nous faire parvenir par retour du courrier quelques échantillons, une documentation complète et illustrée, présentant vos variétés, leur conditionnement ainsi que leur prix.

            Vous voudriez également nous préciser votre condition de ventes suivantes :

- condition de livraison,

- condition de prix,

- condition de règlement

            Nous attendons sans délai votre réponse afin de passer éventuellement un ordre d’essai.   

                                                                                                          Signature

        5- La demande de documentation :

C’est également une correspondance ou une lettre commerciale comme la demande de renseignement à la seule différence que le client va solliciter une documentation technique relative aux produits sollicités : catalogue, dépliant, prospectus, brochure, fiche technique du produit, et même les échantillons de produits. lire la suite en cliquant ici

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