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THEME 1 :    LA REDACTION COMMERCIALE OU PROFESSIONNELLE

                         Introduction 

La rédaction commerciale ou professionnelle joue un rôle déterminant au sein de l’entreprise en raison de l’extension géographique croissante des échanges internationaux et du travail du personnel commercial pour lequel, tout écrit est un mode de communication efficace, concret mais surtout adapté. La lettre commerciale est donc la messagère de l’entreprise ou de son rédacteur. Elle doit inspirer confiance à travers sa présentation et la clarté de son contenu.

De nos jours, il n’est plus permis de négliger l’importance de certains supports ou documents de communication au sein de l’entreprise.

 

Parmi ces différents documents, on peut citer :

 

§  Le rapport (d’activité ou de mission)

§  Le compte rendu (de visite ou d’activité)

§  La note (de service ou d’information)

§  La lettre circulaire ou circulaire

 

L’utilisation ou la rédaction des ces documents nécessite une formation professionnelle sérieuse faisant appel à l’observation, au jugement, au discernement et à la logique.

 

I-                   Etude des différents écrits de la rédaction commerciale 

 

1-       La note 

 

C’est un document ou un écrit qui permet de diffuser des informations, des consignes ou renseignements à l’ensemble du personnel. On peut donc avoir :

 

a)       La note de service 

 

Elle permet à tout chef ou tout responsable de donner des instructions ou des consignes à un ou plusieurs de ses subordonnés.

NB : La note de service utilise généralement un ton ferme ou autoritaire car le sens de circulation de l’information est descendant (du haut vers le bas)

 

b)       La note d’information 

 

Elle permet de véhiculer des informations dans tous les sens : soit sur l’activité de l’entreprise, soit sur l’activité étrangère à l’entreprise, soit sur un évènement ou un fait quelconque en entreprise.

 

2-       Le compte rendu 

 

C’est un écrit par lequel l’auteur relate de manière circonstancielle et précise les faits ou les évènements auxquels il a assisté, les activités qu’il a accompli ou auxquelles il a été mêlé.

Le compte rendu comme son nom l’indique doit rendre compte c’est-à-dire exprimer objectivement, exactement et complètement ce dont on a été témoin sans prendre partie, sans analyser les faits, sans conclure ni faire des suggestions ou propositions concrètes

 

Il existe plusieurs types de compte rendu mais dans le cadre de notre formation, nous allons retenir :

 

§  Le compte rendu d’activité ou de mission

§  Le compte rendu de visite ou d’inspection

§  Le compte rendu d’accident

 

3-       Le rapport 

C’est un écrit ou document par lequel un subordonné expose à son supérieur hiérarchique , une question, une activité, une mission ou un problème important qui lui à été soumis.

                Contrairement au compte rendu, le rapport doit être complet par une analyse des faits, une appréciation personnelle pour aboutir à des propositions ou suggestions du rédacteur. Il existe différents types de rapport mais nous retiendrons :

§  Le rapport de mission ou d’activité

§  Le rapport de visite ou d’inspection

§  Le rapport technique (lié à une opération commerciale)

 

4-       La circulaire ou la lettre circulaire

 

La circulaire est une lettre reproduite par duplication et comportant des instructions destinées à plusieurs personnes dans le cadre de leur activité commerciale avec une entreprise

 

                Il existe d’autres écrits à usage professionnel que l’élève  doit maitriser en matière de rédaction

 

§  La demande d’emploi

§  Le curriculum vitae (CV) : c’est un document d’information sur l’identité, la formation et les connaissances d’un individu en termes de : savoir faire et savoir être

 

APPLICATION 1 : Rédaction d’une note de service

 

Le directeur des ventes du magasin FOKOU a effectué une tournée dans différents points de vente de la ville. Au cours de cette tournée, il a observé plusieurs imperfections au niveau de la surveillance et la gestion des stocks. Une note de service a été adressée quelques jours plus tard aux personnels de chaque point de vente en attendant la mise en place de certaines dispositions. Rédiger cette note de service

 

ETABLISSEMENT FOKOU BP ___________ DOUALA                                                                                                 A §  Messieurs les gérants des points de vente §  Le personnel de vente en magasin   NOTE DE SERVIVE N° ____________                   Face aux défaillances observées durant ma visite d’inspection dans vos différents points de vente, il m’a été donné d’observé ceci : -          La présence continue de la poussière sur les articles et les appareils exposés -          La manipulation sans cesse des articles par les visiteurs -          La mauvaise tenue des documents commerciaux                 De nouvelles dispositions seront portées à votre attention à compter du 1er Octobre 2013 afin d’assurer une meilleure sécurité et protection de nos stocks.                Un strict respect de ces nouvelles règles de gestion sera imposé à tous sans exception.                Aucune négligence ne sera tolérée                                                                                                                                       Fait à Douala le 16 Septembre 2013                                                                                                                                                Le Directeur des ventes

 

 

 

APPLICATION 2 : Rédaction d’une note d’information

 

                La direction générale de la société TCHANA et Fils adresse une correspondance à l’ensemble du personnel au sujet de la prochaine revalorisation salariale. La note d’information ci-après peut correspondre à cette situation.

 

SOCIETE TCHANA et Fils BP_________DOUALA                                                                                                                                            A                                                                                                                                                           L’ensemble du personnel NOTE D’INFORMATION N° _________                    Chers collaborateurs et collègues,                    Par souci d’améliorer davantage vos conditions de vie et surtout d’accroitre le rendement individuel, la direction générale après avis favorable du conseil d’administration, vous informe de l’application d’une nouvelle grille de salaire à compté du 1er Octobre 2013                     A cet effet, chaque membre du personnel de l’entreprise doit prendre attache avec la direction administrative et financière au plus tard le 30 Septembre 2013. Il devra se munir de tous ses originaux : diplômes, acte de naissance, acte de mariage.                   Aucune photocopie ne sera admise même un photocopie certifiée par une autorité de la place                   Nous comptons sur la prompte réaction de tout un chacun                                                                                                     Fait à Douala le 16 Septembre 2013                                                                                                          La Direction Générale

 

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